Un an de réunions

reunionsNous voici parvenus à la fin de l’année 2014. Cette année fut pour moi riche en réalisations passionnantes et en partenariats fructueux. J’ai travaillé avec des gens formidables, acquis de nouvelles compétences, fait progresser mon expertise en bien des domaines et l’ai partagée avec plaisir. Tout ceci, je l’ai fait en travaillant d’arrache-pied 10 heures par jour en moyenne, en étant environ 50 % de mon temps en déplacement – et en assistant à une bonne centaine de réunions. Encore suis-je plutôt chanceuse : en tant que prestataire externe, je ne subis la réunionite qu’à la marge, sur les projets menés en partenariat avec des organisations rigoureusement structurées. Mais cette expérience m’a suffisamment marquée cette année pour que je décide d’y consacrer un billet.

Si vous travaillez avec une entreprise d’une certaine taille ou un service public et que vous êtes un minimum observateur / trice, il ne vous aura pas échappé que vos interlocuteurs passent une partie considérable de leur temps de travail (et donc, de leur temps tout court) en réunion. Je parle ici aussi bien de réunions en présence que de réunions à distance (les fameux confcalls), des réunions de service, des réunions de projet, des réunions avec les partenaires, des réunions annuelles, mensuelles, hebdomadaires, exceptionnelles, des réunions pour assurer l’information de tous, pour décider, pour réfléchir, pour se coordonner, et même pour rien.

Tranches de vie :

Vous êtes en réunion chez votre client, la société X. L’organisateur vient tout juste de présenter l’ordre du jour. Voici un/e retardataire :

– Excusez-moi, j’étais en réunion, ça a duré plus longtemps que prévu.

Gentiment, l’organisateur reprend l’ordre du jour pour la personne qui vient d’arriver. Après une heure d’échanges et sans qu’aucune décision n’ait encore été prise, deux ou trois personnes se lèvent :

– Désolés, on a une autre réunion, on est déjà en retard.

Gentiment, l’organisateur leur souhaite bonne journée et ne manquera pas de leur faire un bref compte-rendu, lors de la réunion suivante, de ce qu’elles ont manqué.

***

Vous êtes prestataire pour le ministère Y et vous devez ce matin y joindre votre interlocuteur/trice en urgence. Vous lui proposez par email 3 créneaux horaires entre 9h et midi. Sa réponse :

– Désolé/e, je suis en réunion non stop toute la journée. Après 18 heures, peut-être ?

***

Vous êtes sous-traitant pour la société Z et avez programmé de longue date une rencontre entre votre correspondant et le responsable d’une petite structure susceptible de résoudre un problème que le projet traîne depuis des semaines. Votre correspondant se décommande le matin de la rencontre :

– Désolé/e, j’ai une réunion de service qui vient de tomber, pile au moment où je devais venir vous voir. Si je n’y assiste pas, je suis mort. Ah, la personne que tu voulais me présenter est déjà arrivée de Marseille ? C’est vraiment dommage. Mais promis, le mois prochain, j’organise une réunion à Paris.

***

Vous êtes contracté/e par la société X, afin de rédiger un document stratégique que vous devez remettre à votre donneur d’ordre, disons, le lundi 21. Vous travaillez tout le week end pour terminer votre document dans les temps. Deux jours plus tard, vous êtes informé/e qu’une réunion à laquelle sont conviés tous les destinataires du fameux document se tiendra le vendredi 25 de 14 à 15.30, pour recueillir leurs commentaires et demandes de modifications. Vous vous dites qu’il aurait été possible de faire ça par email mais enfin, c’est comme ça. Le vendredi 25 à 14.00, la réunion commence. Votre correspondant accueille tout le monde et vous passe la parole pour que vous lisiez intégralement votre document. Vous réalisez alors que personne ne l’a lu entre le 21 et le 25. En fait, ils n’ont pas le temps de travailler entre les réunions d’équipe car ils sont constamment… en réunion.

Voici quelques semaines, Hugh McLeod a créé et fait circuler sur Twitter l’image suivante :

B40-SfXIQAA_SMy

Elle me semble tellement juste. Et pas seulement à moi : les commentaires suivant le post (et les 466 RT) montrent que cette réalité est largement partagée. D’ailleurs, pas la peine de s’en remettre à Twitter pour vérifier le bien fondé du constat. Voir plus haut.

La perte de sens qui résulte de cette situation est ravageuse pour ceux qui la vivent au quotidien : désengagement, sentiment d’inutilité, de gâcher ses possibilités, de mal faire son boulot. Nombre de burn out ne résultent pas d’un excès de travail mais d’un excès de travail inutile, sans signification pour ceux qui l’effectuent et qui, le soir, sont épuisés de s’être sentis très bêtes, pour rester correcte, toute la journée.

Les causes de cette bureaucratisation galopante et universelle sont connues, et un certain nombre de remèdes le sont aussi. Pourtant, tout continue comme si de rien n’était.  Ceci, parce qu’il est évidemment difficile de changer mais aussi, et peut-être surtout, parce que le changement ne produirait pas d’effet notable sur les performances des grosses organisations, dans la mesure où leurs gains de croissance ne se situent plus en leur centre mais à leur périphérie.

Car les grandes entreprises conservent leur compétitivité non pas en optimisant leur capital interne ou en valorisant la créativité et les talents de leurs salariés, mais en achetant ce et ceux qui créent de la valeur à l’extérieur.

Et même quand elles n’achètent pas, elles font faire par des structures externes ce qu’elles pourraient parfaitement réaliser elles-mêmes si elles faisaient confiance à leurs salariés et les déchargeaient de la majeure partie de leurs tâches de reporting, de contrôle et de coordination (la coordination étant d’ailleurs fréquemment un prétexte pour renforcer le contrôle). C’est aussi de cette manière que les services publics innovent : en contractant des armées de consultants qui font le job, pendant que les salariés remplissent de la paperasse et assistent à des réunions.

Je préfère largement faire que faire faire. J’aime faire avec d’autres, j’aime partager les tâches et même animer une équipe de travail, tout en veillant à ce que l’accroissement de responsabilités ne signifie pas la perte du savoir-faire. Et vous ?

Passez une excellente fin d’année, libre de toutes les réunions inutiles !

Illustration titre : Richard Rutter, Flickr, licence CC

A propos Christine Vaufrey

Directrice de MOOC et Cie : http://mooc-et-cie.com/. Je veille, surveille et expérimente toutes les formes d'apprentissage en ligne.
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